Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Für Kfz-Betriebe ist das mehr als ein neues Dateiformat. Wer eine E-Rechnung nur ausdruckt und im Ordner abheftet, erfüllt die steuerlichen Vorgaben nicht. Rechnungen müssen digital, vollständig und unveränderbar archiviert werden.

Für die Praxis heißt das: Betriebe sollten klare Empfangswege schaffen. Eine eigene Adresse wie rechnung@kfz-werkstatt.de bringt Ordnung in den Eingang. Gleichzeitig muss mit dem Softwareanbieter geklärt werden, ob Formate wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 oder X-Rechnung sauber verarbeitet werden können. Ohne klare Abläufe entsteht hier schnell Chaos.

Hinzu kommt die Pflicht zur Prüfung. Auch E-Rechnungen müssen im Rechnungseingang sachlich und kaufmännisch geprüft werden. Für die Aufbewahrung gilt nach § 14b Abs. 1 UStG eine Frist von acht Jahren. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss dabei unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Weil es in vielen Betrieben noch hakt, läuft aktuell die Auswertung der ZDH-Umfrage zu Nutzung und Problemen. Die Rückmeldungen sollen Produkte verbessern und Spielraum für Übergangsfristen ab 2027 oder 2028 schaffen. Das Jahr 2026 sollte genutzt werden, um Prozesse sauber aufzustellen und dem ZDH wichtiges Feedback für Verhandlungen zu geben.