Neue Spielregeln

Das Bundesfinanzministerium hat am 11.07.2019 neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) formuliert. Sie lösen ab 2020 die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. Für Kfz-Unternehmer sind besonders folgende Änderungen wichtig:

 

Die Digitalisierung von Belegen mittels mobiler Endgeräte (z.B. Smartphones) wird anerkannt. Nach dem bildlichen Erfassen dürfen die entsprechenden Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Dies kann auch im Ausland geschehen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen und dort direkt erfasst wurden (z. B. beim grenzüberschreitenden Handel). Damit ist das Fotografieren künftig dem Scannen gleichgestellt. Das gleiche gilt bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate (sog. Inhouse-Formate). Auch hier ist nicht länger die Aufbewahrung der Ursprungsversion erforderlich, sofern das Speicherformat den Anforderungen der GoBD genügt.

 

Cloud-Systeme werden künftig in Datenverarbeitungssysteme mit einbezogen. Wenn sich die Cloud bzw. die Cloud-Anwendung im Ausland befindet, sind jedoch landestypische steuerrechtliche Besonderheiten zu beachten. Insbesondere gilt es, die Notwendigkeit eines Antrags nach § 146 Abs. 2a AO zu beachten, soweit hierüber elektronische Bücher oder sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt oder aufbewahrt werden.

Grundsätzlich rücken Unternehmen immer stärker in den Fokus der Finanzbehörden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Einhaltung der GoBD trägt der Steuerpflichtige ganz alleine. Das gilt auch dann, wenn die Buchführung durch einen Steuerberater erfasst wird.


Jederzeit dürfen die Finanzbehörden unangemeldet Aufzeichnungen und Buchungen prüfen. Bei Ungereimtheiten oder formellen Mängeln können die Prüfer relativ schnell die Buchhaltung verwerfen. Im schlimmsten Fall drohen der Verlust des Vorsteuerabzugs oder sogar eine Zuschätzung zur Einkommensteuer.