Künftig sollen Unternehmen in Deutschland nur noch E-Rechnungen ausstellen. Ab Januar 2025 ändern sich deshalb gesetzliche Vorgaben, zunächst im Geschäftskundenbereich (B2B-Bereich).

Sofern Unternehmen miteinander Geschäfte machen, müssen sie künftig elektronische Rechnungen empfangen und ausstellen können. Und falls nicht? Der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug wird künftig nur noch per E-Rechnung geltend gemacht werden können!

Was ändert sich am 1. Januar 2025 bei der Rechnungsstellung?

Die verpflichtende E-Rechnung soll zum 1. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt werden. Dafür müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Der Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich wird ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, jedoch mit untenstehenden Übergangsregelungen.

Im Privatkundengeschäft müssen hingegen keine E-Rechnungen verschickt werden.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Kurz: Ein bestehendes Dokument, umgewandelt in ein versandfähiges PDF-Dokument, erfüllt keinesfalls die Anforderungen an eine E-Rechnung. PDF-Dateien sind lediglich bildliche Kopien eines Dokuments und können daher nicht automatisiert beim Rechnungsempfänger verarbeitet werden.

Eine gesetzeskonforme E-Rechnung wird dagegen als strukturierter und genormter Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen. Dazu muss das Format erlauben, eine automatische und elektronische Verarbeitung zu ermöglichen, gemäß den Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung RL 2014/55/EU bzw. der CEN-Norm EN 16931.

Welche Übergangsregelungen gibt es?

Ab Januar 2025 entfällt zunächst der Vorrang der Papierrechnung, jedoch dürfen bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Das gilt auch für die Versendung anderer elektronischer Formate, z. B. PDF. Dazu muss jedoch jeweils die Einwilligung des Empfängers vorliegen. 

Ab dem 01. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800 TEUR im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem geringerem Vorjahresumsatz, dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 Rechnungen in anderer Form (Papier, PDF etc.) versenden.

Ab dem 01. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Welche gängigen Formate der E-Rechnung gibt es bislang?

Für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnung gibt es aktuell zwei Formate:

• "XRechnung", das hauptsächlich in der öffentlichen Hand Anwendung findet
• "ZUGFeRD", das in der Wirtschaft gängige Format, das in der neusten Version 2.1.1 aber ebenfalls die Vorgaben für die öffentliche Verwaltung erfüllt. 
   

Was sollten Betriebe 2024 tun?

Zunächst geht es um eine Bestandsaufnahme:

1. Es gibt keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware:  Dann sollte die Zeit bis zum 01. Januar 2025 genutzt werden, sich mit den betriebsindividuellen Möglichkeiten von digitalen Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen zu beschäftigen, auch um ggf. Abläufe zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Ob die Faktura-Software E-Rechnungen nach den Standards erstellen kann, sollte man direkt beim Anbieter erfragen.

2. Es gibt eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware:  Wer bereits Software einsetzt, sollte prüfen, ob die Software in der Lage ist, technisch und inhaltlich gesetzeskonforme E-Rechnungen, entweder im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format, zu erzeugen. Ist dies nicht der Fall, sollte rechtzeitig geprüft werden, ob die verwendete Software nachgerüstet werden kann oder ersetzt werden muss.

3. Alternative: Auslagerung der Rechnungserstellung an den Steuerberater:  Wer seine Rechnungen an seinen Steuerberater abgibt, um mit seiner Hilfe E-Rechnungen zu erstellen, vereinfacht nicht nur seine Ablauforganisation, sondern lagert gleichzeitig die Haftungsrisiken der gesetzlichen Anforderungen bezüglich Datensicherheit, Verfahrensdokumentation und Aufbewahrungsfristen aus.